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[推荐]如何建设企业知识库?

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随着知识经济和信息技术的蓬勃发展,知识资源成为了企业重要的无形资产。当前,企业的核心竞争力不仅取决于人员数量、硬件设备、财务实力、资源多寡等生产要素,更加取决于企业对于知识的掌握、运用、传承与创新。企业要想在激烈的市场竞争中始终保持强劲的生命力,守住发展优势,必须重视企业知识资源的积累与价值利用。因此,引入新的文档管理工具和方法,建设统一高效的企业知识库,传承企业宝贵的知识财富,提升企业运行效率,是企业增强核心竞争力的重要手段之一。
 
知识库对于企业的意义
 
企业知识管理的不到位,不仅会流失大量宝贵的知识财富,同时也会造成企业运行效率的降低。所以,为什么要建立企业知识库,如何利用企业知识库管理与传承利用企业知识,是每一位管理者都应该思考的问题。
 
1. 知识库有利于集中企业知识资源,进行统一存储与管理
 
在企业的运行发展中,每天都会产生大量的信息和数据文件。其中绝大多数散落于每个员工不同的设备中,无法共享利用;再者企业人员流动性大,如果知识经验不能够得到及时积累和提炼,有效传承,容易导致新老员工间的工作交接困难,影响企业正常运营。企业知识库作为统一的管理平台,可以有效积累与传承知识财富,促进员工间的经验共享交流,帮助提升每个员工的工作能力。
 
 

  

 
2. 知识库让知识分类正规有序,提升知识利用效率
 
通过建立企业知识库,统一对文件进行识别梳理,按照不同文件属性特点,分类归档保存。这样改变了原来文件混乱的状态,使得企业知识管理更加规范有序。方便了信息和知识的快速定位与查找,大大提升了企业知识效率,促进企业更高效的运转。
 
3. 知识库加快了企业数据的流动,有利于知识共享与交流
 
企业知识库是开放式的资源共享与互助平台,每个企业员工都是平台上的知识贡献者和受益者。通过统一的知识管理平台,将企业的员工与数据连接起来,基于文件的传递共享,知识流转复用变得更加简单高效。同时,员工在平台上又可以实现文件操作,对知识进行及时更新完善,让每一分知识文件都可以产生更大的价值。
 
4. 知识库是高效的文件协作平台,有利于组织的协作与沟通
 
企业通过建立知识库的方式,不仅可以使员工快速获取有用的知识,还可以让员工们基于文件使用展开分工协作,解决员工间的沟通对话、任务衔接、互助支持等问题,提升工作效率。
 
5. 知识库可以帮助企业实现对客户信息的有效管理
 
销售部门的信息数据紧紧围绕业务开展,与客户动态关联紧密,在文件的流动性与使用及时性方面要求都非常高。企业知识库对于客户信息的有效管理,可以方便业务人员随时利用,获得支持,有助于提升销售业绩。再者,一些宝贵的客户资料信息散落在销售人员手中,容易随着他们工作调动而发生丢失。因此企业知识库也是企业客户信息安全保管与有效传承的重要保障。
 
企业在建设知识库中会遇到的问题与挑战
 
建立企业知识库是知识管理的一个重要工作,知识库的质量也直接影响着知识的传承和应用。然而建立一个统一高效的企业知识库,并不简单。很多企业在建设知识库过程中,都会遇到了一些不可以规避的问题,面临着不小的挑战。
 
 

  

 
采用落后的文件管理方式建设企业知识库,企业知识收集存储与管理比较简单,没有通过系统性的规则设计将文件集中有效管理起来,导致在使用、查找、归档等方面存在混乱情况。
 
缺少权限管理机制,不能按照需求对文件进行分级别、分用户的权限控制设置,如预先设置好不同员工对文件的查看、修改、上传和下载等权限。文件共享和保密性工作存在明显漏洞,容易导致文件错乱、人为泄密、员工离职文档资料丢失等,甚至核心机密文件被公开的风险。
 
在日常工作中,很多员工仍然在通过局域网共享、邮件、及时通讯软件、移动硬盘拷贝的方式传递文件,进行大量的知识共享与沟通协调工作。这样既混乱也不安全,容易导致文件错误、遗失甚至泄密。往往图一时之快,信手拈来,文件传着传着就传丢了、传错了、传没了等,流程混乱。
 
企业中的知识共享文件不能满足员工高频快捷使用的需求,影响效率。紧张繁忙的工作中,往往存在各种迫切的文件使用需要,如快速定位与检索文件、在线预览、快速打印、项目审批、获取最新版本、查看文件历史版本、外链分享等。如果企业知识库无法满足这些功能场景,如何导致资源利用率低下,无法充分发挥文件价值。
 
移动办公与远程文件共享需求变得日益频繁,企业对于解决移动办公的问题越来越重视。例如员工在出差的情况下,如果难以及时调用公司的知识信息文件,获得相应支持,将会对业务开展产生严重影响。因此企业在建设知识库的过程中,必须考虑满足移动办公的文件使用需求。
 
在企业运营工作中,仍然会产生大量的纸质文件,如公文、报告、报价单、合同、表格、记录、标书、传真等,这些纸质文件承载着重要的知识信息。但纸质文件体积庞大,不易存储、检索与查询,容易受损,损坏后不可修复, 传递速度慢,容易遗失,安全性低,不便于集中保存管理。因此,企业建立知识库,将纸质文档电子化进行统一管理,也是一项重要的工作。
 
开始云企业知识库建设解决方案
 
那么如何才能建立一个高质量的知识库呢?
 
开始云基于对企业知识库的深入理解与研究,对如何建立统一高效的企业知识库,给出了自己完整成熟的解决方案。基于开始云自主研发的KASS企业内容管理系统,帮助企业建立起一套强大的知识库体系,可以规范知识文档存储与管理,提升知识流通与使用效率,同时通过标准高效的信息反馈机制,让部门与部门之间、员工与员工之间的沟通协作更加高效。
 
统一的知识管理平台
 
为企业提供专业统一的文件存储与管理平台。将企业的产品、技术、运营、业务服务等知识资料进行收集、组织、整理归档。以便员工对于平台上逐步积累形成企业的知识资产有效共享利用。
 
存储与安全保障
 
所有知识文档集中存储,提供海量EB级存储空间。支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。当因人员误操作或其他等原因导致数据破坏时,可在第一时间进行恢复,充分保证媒体文件的完整和安全。
 
 

 
细致的知识分类
 
统一的知识管理门户,根据文件类型类型、属性等类型进行分类管理。排列规范有序,帮助员工快速定位与检索文件。
 
强大的搜索引擎
 
可根据文件名称、类型、内容、格式、修改时间、作者、分类属性等进行搜索,支持全文搜索,加快文件检索速度,提升办公效率。
 
严谨的权限体系
 
多维度多层级的权限设置,根据所配置权限,指导相关人员在职责明确的情况下,管理与使用文档。保障企业文档的安全性,避免丢失、泄露等。
 
支持在线预览
 
支持对图片、视频、图纸等文件实现在线预览功能,解决格式复杂需要下载大量软件的困扰。
 
清晰的版本管理
 
最新版本提醒,防止用错,保证知识信息及时准确。同时,所有历史文件版本都会被永久保存,记录每个文件的修改与更新,版本信息一目了然,可随时查看、还原、下载和回滚。
 
高效的沟通协作
 
基于文件使用,可以一站式对文件进行更新、修改、分享、评论、批注等协同操作。同时,支持即时消息发送,通过设置消息提示、动态更新,用户可以及时掌握了解文档的最新动态。还支持一键生成外链,通过外链分享快速与客户对接,实现文件准确递送。高效的沟通协作,大大完善了工作流程,提升了协同办公效率。
 
纸质文档电子化
 
无缝集成各种扫描仪与企业已有IT系统,提供OCR识别系统,通过扫描、识别、归档等,帮助用户将纸质文件快速转换为电子文档,实现电子信息管理,提高管理效率。
 
随时随地,移动办公
 
不论在办公室还是出差在外,均可通过浏览器、客户端、移动端等多种方式,访问企业知识库,调用各种知识文件,打破了时间与空间的限制。
 
企业知识库的顺利建设与高效运转,是帮助企业积累与传承知识财富,发挥知识价值的重要保障。同时,也是帮助员工成长,提升员工工作效率的有效手段。开始云作为国内首家专业的企业内容管理云端解决方案提供商,专注于企业内容管理10余年。基于对客户业务的深刻了解,依托成熟的产品技术经验,为企业建设高效的企业知识库提供了完整成熟的解决方案,帮助提升企业核心竞争力,促进企业长远健康发展。
 
 
 


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