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创建一个更聪明的 TODO-List

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等级:试用期
行业:
职能部门:
城市:东莞市
金币:13

以我的经验来说,在迎接生活的挑战的过程中,我的最大收获之一就是维持一个聪明的、可执行的而且不断更新的事务清单。这个清单都是我给自己许诺要干的事情,尽管清单上的事情在一天天不断变化,但是当有事情感觉不在控制范围之内时,这是我训练自己保持注意力的一个好地方。事实上,我的待办事项列表的健康状态常常反映了我的效率的健康状况。(也是我的压力的晴雨表)在好的时候,我的清单有着很好的质量,它可以帮助指引我的决定而且可以引导我处理一些不在预料之中的优先权上的和速率上的变化。在差的时候,它却变成了我重新评估团队状态和作出改变的最大不可信因素。
当然你可以就最适合你的任务管理方式和方法做一探讨,但是将你的任务清理出大脑,并将其记在一个地方的好处却是不容小觑的。当然这并不是指草草的列出繁忙的一天的事物列表,(即使这样还是可以改变你的生活)而是要对于未来的目标作出一个详尽的负责任的计划。
剖析待办事项列表

待办事项主要是指你能够而且应该完成的任务。也就是说,直到你发现在你的待办事项中有多少项目其实不应该写在这里,或者相反,一些没有被捕获的项目却是应该写下来的,这个观点才变得清晰一些了。好的、实际的待办事项都有下面的特点:
它是可以身体力行的。
它可以在一段时间内完成。
它是一个清晰目标的有价值的行动。
你是完成它的最佳人选。
浏览一下你自己的待办事项,你是否看到一些潜在的问题?是否有一些事项让你感觉很厌恶?时候有一些任务看上去没法下手?别担心,我们会立即修正它。
把它分解至“下一步行动”
在《Getting Things Done》这本书中,David Allen主张的“下一步行动”是指需要从事的身体上的可见的下一步行动,目的是为了将当前的实际推向完成。
比如,一个典型的老牌学校的任务列表可能是“计划Tom离开的惊喜派对”,“清理车库”或者“修理汽车”,但是,就像Allen指出的,其实这些都是一些小的项目,为了完成这些项目需要不止一步的行动,学会认识任务和包含其项目之间的区别也许,事实上,是改进你的任务列表的质量和完成过程中的行动能力的重要一步。
因此,以上面的“Tom的大派对”为例,我们第一步首先要弄清Tom离开的确切时间,为了得到以上的信息,我们需要给他的房东,Sue,打个电话,但是在给Sue打电话之前,我们要回想上个星期我们到底把她的工作电话号码写在哪了?(项目经理将这些关联的任务叫做“附属事件”,这个你已经知道了。)
突然,我们的注意力就从庞大的、无从下手的“计划派对”集中到容易操作的“找到Sue的工作电话号码”上来了,当然这仅仅只是一个任务,距离我们完成“计划派对”还离得很远,但是我们已经很清楚下来要做什么了,这就是所谓的“下一步行动”,然后你就可以把这条任务写在待办事项中了。
经常性的把项目分解成大小不一的下一步行动——而且一个项目一次可以有多个下一步行动也没关系——我们就很容易弄清楚下一步我们要干什么了。
让我们身体力行

身体上的行动——即使他们只需要少量的实际消耗,也是有多种好处的。最重要的,它可以确保你弄清楚任务的关键点,你可以设想它如何开展以及当你开始做的时候是什么情形。这意味着你可以轻松地将活动、各种工具、甚至工作开展地的设置变得可视化,而不仅仅只是在纸上写的一堆话。、、
一切全在于你怎么命名它
当你想象正在做时,工作就成了最简单的事情。最好的诀窍是把你的任务写成这样的形式:“为了xx目标干xx事”。这意味着不要把目标写成“进行年度报告”,而要更准确的首先写下“从服务器上下载第三季度报表”,不要写成“与Anil联系”,而要写成“星期一给Anil写邮件计划每月的迪斯科派对”,把任务具体化,削减到一次一项行动,这个行动你在卧室就能完成。当然,对你来说,也可能不在卧室,但是我从不计划超过十分钟的任务。(你的繁忙程度甚至控制小一些的任务)
考虑一下,一项特别大的事项比如“准备一个大的演讲”是如何被分解到第一步的“构思4个演讲主题”所改进的。前面一个事项根本无法下手,而后面的事项却为我们提供了我们所熟悉的东西,我们知道如何打字,知道如何想出来4个想法,这样,一个大的项目我们也能够完成了。
使用正确的动词
看看我们是如何把这些大的名词分解成小的动词的。这样的分解是经过深思熟虑的。把演讲这个事情分解之后,你就可以一步一步的准备你的演讲,直到你对自己说,“好了,看来准备的都差不多了”,一个好的任务设置是有着清晰地边界的,什么时候开始,什么时候结束,这样你就可以一步一步的走,你知道自己下来该干什么,而不是用一个模糊的名词来定义任务,不知道如何下手。
这样也为你在制定和执行计划中尽可能的减轻了压力,缓解了恐慌。你清楚在你的任务列表中都是你熟悉的工作,都是可以完成的。但是把这些任务进行分解、安排却都要靠你自己。
结果要自己承担
只要你将工作中的事情组织好、分解好,工作就变得容易多了。但是在做这些之前,如何定义你的工作却是你自己的事情。没有做好这件事情就很容易在工作的过程中中断或者失败,这就是由于你没有很好的将工作中的事项列出可行动的列表来。在你的实际工作过程中,这是非常重要的,最终你得到的结果取决于你是否在正确的时间做了正确的事情。正如明天我们会看到代替脑存储的产品一样,你的待办事项列表反映了你在实际生活中的承诺,否则,你只是学到了一个过时的产品的说明书。
只有当下的事情
你可能也应该在同一时间关注不同项目的几个“下一步行动”(这些就是现在应该做的所有事情),这是区分真正的“下一步行动”和以后某个时间才会做的普通的项目的关键。要确保不要把你的待办事项设置为以后才会做的事情。
现在、现在、现在
要避免在你的待办事项列表中堆满没法办的任务(或者常常会是目前还没法办的任务)。同时要留心以后可能会出现的事情以及某些可能重复的事情。不要把这些以后的的任务写在你目前的待办事项列表中。你的待办事项列表应该是放置当前任务的神圣之地。把一些长期的任务、有关的材料以及约会放在应该属于他们的地方——项目文件夹或者日历中。
记住,你应该能够在你的列表中选取任何条目,利用合适的工具和情境,迅速开始你的任务。把项目中的任务都挖掘出来,以后才能执行的把它放在别的地方;关注能够推动事情进展的很小的任务也不必难为情(能够完成这些任务就更好了)。
整理、抛弃和重构 养成整理已经完成的、不能完成的和需要移除的任务的习惯。为了更有效率,你的列表应该是“活”的——它应该是一个理解手头工作的多功能的仪表盘。记住:你的待办事项列表不是放置你的雄心壮志或者测试事到临头抓住机会的地方。 经常性的把任务尽可能的分解,果断的把属于其他地方的任务移走(或者删除)。
为什么我要完成这项任务?这很重要。当你把都脑中的事情都写到列表中的时候,决定了每一个你接受的或者委派给自己的任务将会如何支持你的项目、你的角色和目标。在添加一个新的项目之前,想想这件事情会给你的生活带来什么。
现在是不是利用时间的最佳方式? 我是不是完成这项任务的最佳人选? 这件事情是不是非要现在完成?为什么是现在? 如果我压根不干这个会怎么样?
为了说明这些在宏大计划中的问题的重要意义,我将会借用开发者Joel Spolsky的说法。试着把我们现有的时间和资源想象成一个木盒子,这个盒子有着一定的的空间,这些空间只能用来装一些立方体形状的东西。这个盒子里装着你的不同大小的积木,每一个积木代表了你的列表上的一项任务。积木越大,意味着这个任务占用的时间越多,(同时在你的盒子里占用的空间也越大)。明白了吧?
假设目前我们的盒子里装着大小差不多的8个积木,这个盒子最多这能装下10个。现在,让我们想象你还想给盒子里再装进5个大块的积木,那么,你就要开始作出决定了,对吧?这其中的一些积木也许可以很容易的就能放进去,但其它的也许就需要变得小一些才能适应剩下的空间了。但是通常,你将不得不无奈地释放一些空间——或者是把以前的积木挪走,或者是放弃新添加的积木。当然,不需要再重复的是,你选择要添加的积木(任务)越小,你要移除或者添加积木的灵活性也就越大。想想给你送来的宜家的大书架是如何装进小的硬纸箱子里的。
记住:不要将你的任务盒越弄越大,因为你不可能让一天多几个小时,让一个月多几个星期。所以在你的控制范围之内唯一可以变化的是你能决定什么该放进去或者拿出来——也就是你会选择什么样的任务。底线是你最终都要为你的盒子和积木负责,因此要为你的优先事项做出一些决定。
如果事项在你的列表上,它就是一个承诺
无论何时你想要(或者被迫)给已经东西很多的盒子里再添加进更多的事情的时候,尝试着在你的头脑中想像盒子的图像。将你的待办事项列表中的每一项任务看做一项个人承诺并将它完成。记住,你花在一项工作上的每一分钟不可能在花费在其它的工作上。因此,确保你的待办事项清单有着合理的限度,让你时刻关注对你自己最有价值的事情。
这确实需要一定程度上的自律,对于自己需要一定的约束。不能再把你的待办事项列表当成嫁妆箱一样,把你应该干的或者也许应该干的事情都一股脑的扔进去。它应该是一个计划,一份合同。如果你不能确定要干这件事情的话,把它从你的列表中删除。如果你不能想象出干这件事会是什么样,删除它。把它记在别的地方。
就像我们在这儿谈到的很多事情一样,待办事项列表是一个真正的密码,而且是非常重要的一个。就像短期计划的人工制品一样,它就会成为你接下来几个小时、几天、几周的宝丽来。因此,重新把你的列表定位为“这些是我要完成的事情”可以帮助你建立合适的心理状态。这就是你的未来生活,因此不要情绪化,态度不认真,你可以依靠它制定战术计划,达成你的目标。
解决通常会犯的错误
成为运用待办事项列表的高手得有一个过程。不要期望着第一次尝试就立即成为大师级的人物。为了帮助你了解运用待办事项列表过程中经常会碰到的问题,这里有一些前期的策略。
从小的开始
开始的时候给自己安排一些小一点的任务,一分钟或者两分钟就能完成。目标要低,不要因为这些任务太容易而难为情。“清理键盘”,“倒垃圾”以及“给打印机装纸”也许看上去是毫无意义的工作,但是完成这些小的任务是你进行大的、难的任务的开始。
积极地委派 如果你正在跟踪你委派给他人的任务或者等待团队中其他人的工作进度,克制将工作交给另外一个人负责的愿望。 给你自己这样的任务:“给Alex打电话提醒重新设计草图的时间”或者“给Bob发邮件第三章的最新修订稿”。当别人 在完成工作的一部分时,这种跟进的行动特别要写在你的列表上,以保证项目如期完成。在需要的时候,当别人掌握着主动时, 也要给自己提醒他们的任务,保证自己掌握主动。
不要畏惧你的待办事项列表你有没有发现有一些任务好像永远的在你的待办事项列表中被卡住了?一天又一天、一个又一个星期、一个又一个的季度过去了,但是有那么三、四个老任务还在那里,缕着胡须嘲笑着你。处理这些任务的机会已经过去了,现在将这些任务忽略掉,减轻它们带给你的负罪感、痛苦和畏缩。
你可以用这样的方法消除你的畏惧,你可以将你当前的的任务完成的打印出来,最好是按字母顺序排列,而不是优先或项目秩序。快速浏览列表,在那些让你感觉有些 焦虑和担心的任务前面画上对号。这个方法是找出那些让你害怕做的事情。
再一次的浏览列表,用一张单独的纸标记处为什么你一直在避免这样的任务?是由于害怕失败还是因为感觉无聊?对于结果有些担心?无论你的原因是什么——当然要对自己坦诚——创建一个新的待办事项列表,将那些让你畏惧的任务放进去。
比如,如果你不愿意给一个性格内向的顾客打电话,原因是谈话当中总有让你感觉难堪的沉默,给自己写一个待办事项列表,当没什么可说的时候谈论一下列表中的话题。这不会让打电话很愉快,但是可以让你摆脱焦虑的感觉。这个诀窍就是用更积极的、易于管理的的任务来代替让你畏惧的任务。
当你成功的时候,用红色的粗笔将两个任务都划掉,给自己一个满分,你可以了。



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