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[原创]欧阳严明|选购企业知识管理系统的 25 项评估要点

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等级:助理
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欧阳严明|选购企业知识管理系统的 25 项评估要点

  1. 是否具有数据摘要(Metadata),纪录数据分类、摘要描述、纪录来源、定义?
  2. 是否具有文档版本控制、签出/签入 ( checkin / checkout ) 功能?所有历史版本及更改历程是否都能保存在系统中,提供查阅?
  3. 能否纪录用户对文档的意见,以便进行更改、更新?
  4. 文档生命周期的管理是否都能自动化?由发布、审核、权限设置,一直到文档过期检查,能结合工作流程工具,自动进行?
  5. 系统是否能设置帐号及层次结构式群组能,以便在系统中各子系统应用?
  6. 是否具有优於 file system 的权限控管功能,对於每一份文档可以设置不同的读、写、编修权限?并分为群组及个人层级?
  7. 除了现有数据的管理之外,能否保存工作中生成的知识?例如群组讨论、工作管理等功能?
  8. 是否提供用户之间交互的工具?例如意见反馈、评分与建议等,增加用户参与感?
  9. 是否能由系统提供的机制中,清楚地得知用户的参与及贡献度,并能由用户反馈、使用频率中明确地判别知识价值?
  10. 不同格式的数据是否都能被保存於系统中,创建一致的变址卡及关联链接?
  11. 系统是否能连接远程数据库,让数据来源不限定为同一部主机的档案系统?
  12. 能否将相关数据集中存放,以共同的变址卡进行标示?即使档案的格式不一、来源不一?
  13. 能否对所有的数据进行全文检索?包括数据库数据、网页及各种格式的档案?
  14. 是否能设置不同的检索量程,针对特定的功能模块、或特定的分类目录进行查询?
  15. 能否针对查询结果进行更多高级查询?例如缩小查询量程、查找相关文档等?
  16. 系统是否建构於一个开放的系统平台,不限在特定的*作平台上才能正常运作,并且都保持极佳的效能?
  17. 系统是否能和其它的应用系统进行集成?必要时,系统供给商是否能提供API,以便进行各种企业应用系统集成
  18. 用户在使用系统时,是否可以随时随地存取,不限定在安装特定程序的计算机?
  19. 系统是否允许弥散管理,对不同的模块分别设置一至多位管理者?
  20. 这个系统的进程能力是否足够支持公司所有同仁上线?
  21. 未来随着公司的发展,用户规模逐渐增加时,这个系统是否能很容易的扩充、增强进程能力?
  22. 为了预防系统损毁造成的损失,这个系统是否能方便地备份、还原?
  23. 这个系统是否具有 n-tier 的分布式进程体系结构?
  24. 这个系统是否提供两种以上不同的常见语言*作界面?
  25. 系统在保存不同语系的数据时,是否都可以正常运作、没有问题?

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