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[原创]关于供应商采购付款预算的编制

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等级:经理
行业:
职能部门:
城市:青岛市
金币:3920

    最近,梳理集团对外供应商采购的付款预算编制问题,需要实现系统化的编制、执行和评价。其中,碰到了不少问题,相关总结如下:

1.基础管理

1.1. 供应商主数据

    由于信息化进程问题,供应商主数据存在如下问题:

(1)有统一的供应商数据平台,但是外围不同业务系统的供应商并非都采用集团标准的供应商平台。也就是,业务系统需要进一步整合,数据需要进一步规范化。

(2)由于历史等各种原因,存在本质上一个供应商,但是系统中,有多个供应商编码,并且每个码下都可能发了业务的问题。

    以上两个因素严重制约,付款预算系统全部自动实现编制的过程——必须建立新旧供应商码的对照,或改造用旧供应商编码的系统。另外,一个供应商,多个码也导致自动编制供应商付款预算的时候,难以保证其准确性。

1.2.客户主数据

   集团采购业务中,存在一方面采购原材料,然后又销售原材料,再采购加工之后的半成品业务,即所谓的双经销业务。这种业务下,一个供应商可能是双重身份——一方面是我们集团的客户(我们需要销售材料给他们),另外,一方面是我们集团的供应商(我们需要采购其加工之后的半成品)。这样,系统中,这部分供应商的付款预算编制,还必须使用相应的客户主数据。

    这要求:

(1)存在这种业务的,主数据系统中,必须将供应商码和客户码对应起来,并且最好是建立一对一的关系;

(2)一个供应商如果也是客户,那么其,对应的客户编码,必须有一个客户码,并且只能有一个。如果出现多个,将造成混乱。

1.3.付款方式

    每个供应商,应该约定一种默认的付款方式。除非,有特殊情况,每期付款的付款方式不能随意变更;并且,尽约定采用承兑等方式支付,减少使用现汇方式支付。当然,这个是需要在建立采购、供应关系的时候就确定的。

    但是,这些供应商默认的付款方式,必须在集团或单位的层次上得到统一的管理。

    并非一个供应商锁定一个付款方式,就只能100%按这种方式付款结算。如果有特殊情况,按特批手续调整办理,月度付款预算的付款方式。

1.4.付款条件

    同付款方式一样,付款条件也必须,统一管理,并与供应商达成共识。付款条件涉及付款的周期,在一定程度上决定月度付款预算的编制过程。例如,入账1月付款,就是T月入账,T+1月付款。

    付款条件的变动同付款方式的变动一样,是需要进行审批的。

2.编制体系

    编制供应商月度付款预算涉及到供应商账面余额、对应的客户账面余额、各期入账金额、发票未达事项、付款未达事项、质量保证金、抵押担保等因素或事项。在系统自动编制预算的过程中,这些因素必须考虑,并且纳入统一的规范的预算编制逻辑中去。

2.1. 账面余额

    除了存在供应商采购预付的之外,不能出现支付供应商货款之后,供应商账户余额是负数。这种情况下,还必须考虑各种未达事项、保证金等因素。例如,如果存在保证金,而且不是单独缴纳,以供货款的一部分当做保证金,那就要保证,支付之后的余额不能低于保证金金额。

2.2. 入账金额

    如果较为粗糙一点,付款周期,按月度入账金额来统计折算,形成付款预算;如果精细一点,直接按订单和付款周期,确定订单对应的付款预算。

    但是按订单结合相关未达、调整事项确定付款预算,并不能保证最终的付款预算额度能够完整追溯到订单,除非没有任何未达或调整事项。

2.3. 发票未达

    如果采购业务非常大,编制预算的过程中,可能有不少发票未达事项,也可能由于条件税负因素,收到发票了,但是不入账。但是编制付款预算的时候,从公平角度考虑,如果按入账金额为准的话,还是应该纳入这部分发票未达。

2.4. 付款未达

    付款未达的存在将导致,供应商账面应付余额偏高,所以,如果存在大量的付款未达,就绝对不能按期末账面余额计算下月的付款预算。否则,将可能导致,供应商账面余额出现负数,多支付了供应商款项。

    一般情况下,应该努力保证,付款当期入账,减少付款未达事项。

2.5. 其他事项

    如果供应商账面的余额包含了质量保证金、抵押贷款、担保等因素,就必须将这些作为特殊调整因素,在计算付款预算的时候予以考虑。

2.6. 计算逻辑

    整个集团的采购付款预算编制逻辑,在考虑涉及的所有因素之后,必须统一这种计算逻辑,并予以公布,保证该逻辑相对供应商的透明性。

    计算逻辑不可随意变更,一单确定下来。

2.7.特批预算

    特批预算就是包括所有的按既定模式计算出来的,所有需要额外支付结算的款项。有时候,由于资金周转等因素,必须作出适当的配合或让步。这是正常的,但是应当尽量减少特批的预算,控制其比重,并且有严格的审批过程和平台。

3.预算执行与评价

    预算编制之后,得到审批,执行仍旧可能与预算有差异。应该定期分析这种差异,确定其合理性。



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等级:总监
行业:顾问/咨询/会计/招聘服务
职能部门:咨询顾问
城市:广州市
金币:19247
 发表于 2010/1/20 10:46:03 | 博客 | 圈子 | 发送站内信 | 加为好友 | 邀请加入圈子
top第1楼
成功者做失败者不愿做的事情!没有最好,只有更好!
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