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[原创]抓住一个痛点,让汇报顺利通过

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等级:助理
行业:
职能部门:
城市:深圳市
金币:525

抓住一个痛点,让汇报顺利通过

 

项目汇报成功以否是项目能否结案的关键节点,项目最大的风险是甲方最高领导从来没有再项目中出现过,对项目漠不关心,但是在汇报的时候出现。作为顾问常年接触不同客户和项目,也会遇到甲方最高领导从来没有参与项目,但是汇报的时候出现的情况。

比如XX医药OTX事业部组织与流程项目,项目由事业部宋副总发起,项目从售前,到开工,阶段性汇报,直到项目结案汇报之前总经理没有出现。通过甲方项目经理侧面了解到,总经理对于是否需要外聘咨询公司推进这个项目有个人看法,认为部门自己人可以做,没有必要花钱请顾问。现在政府对国有企业这几年内控管的比较严,尤其是经费上卡的很死,不如将有限的经费放到营销活动中去。

临近项目结案汇报了,甲方项目经理把总经理请过来参与汇报,因为项目费用需要总经理签字才能付款。但是面对总经理对项目的微词,甲方项目经理觉得项目汇报存在很大风险。于是甲方项目经理找顾问沟通,如何确保项目汇报顺利通过。在顾问与项目经理闲聊过程中,聊到一个细节:前几天华润集团内部审计审到他们事业部总经理,其中翻看早几年的审批记录里面,4年前有一笔会议费用审批款项内容不合规,有一笔会务费,以烟酒的科目审批的,涉及金额4000块钱。然后拿着审批记录问总经理,当时为什么审批,费用是用来干什么的?

      4年前的事情,谁还记得清楚?这是其一,最重要的是,这个事业部一年涉及到几千上万的审批达到4万多个(审批签字多,审核周期长是发起这个咨询项目的目的之一,也是客户的痛点)。4年过去了,十多万个审批单据,谁会记得其中一个审批单据的具体内容和费用用途?好在总经理毕竟是见过大场面的,找了个借口:当时开会的时候请了客户参加,4000块钱用来买烟酒作为礼品送给了客户。因为是内部审计,以发现风险,堵漏为主,同时警告管理层规范行为,所以审计部门没有继续纠缠下去。但是这次审计也让总经理惊出一身冷汗。

顾问站在总经理的角度思,思考作为管理者的利益和风险,觉得这是一个突破口,可以大幅度降低汇报风险。顾问了解到从20161月起根据财政部、国家档案局第79号发布令,现行最新的《会计档案管理办法》规定:其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至30年,其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年,核心清册永久保存。

凭证资料是审计的核心和基础,外加政府对现有的企事业单位负责人进行离任审计,在离任以后基本上要把这些单位负责人在企业的所作所为通过审计,挖个底朝天,因此现在很多企事业单位领导转岗或者退休之后锒铛入狱,原因就是审计发现存在重大贪腐和违法行为。

结合项目的核心目标之一:优化流程和减少不必要审批,顾问觉得在汇报举例的时候着重展示这一点,进行重点讲解,击中总经理现在的痛点,就可以成为整个项目亮点,确保汇报通过。

1129号的汇报会上,顾问举例2008年引发世界金融危机的雷曼兄弟宣布倒闭后德国发展银行向倒闭的雷曼兄弟汇入3.1亿欧元(约合4亿美元)的案例。层层审批如何让一群聪明的精英做了被德国人称为历史上最愚蠢的事。以此作为引子,讲到审批的目的和意义是防范风险和授权,以及审批的关键原则是:审批真实性,审批合理性、合规性、合法性、审批授权等。在此基础上,每个签字审批的人都要有明确的审批内容和审批点,不然就是萝卜章。并以此为原则进行优化公司的审批流程节点,结合公司常用的POA审批流举例,优化前审批环节多大16个,优化后审批环节最快7个就可以走完全流程。优化后的POA流程的优化点如下:

1、明确审批内容,精简重复和不必要审批;

2、以金额进行分层授权,管控总体风险;

3、非必要环节,可设置知会取代审批。

参与汇报的还有财务部门的总监,顾问故意向财务总监询问:国家新的审计规定,重要的凭证保留时间是多长?政府对于离任的企事业单位管理者是否要审计?在财务总监肯定企事业单位关键管理人员都要做离任审计;同时新的审计规定,重要的凭证要保存30年以上的肯定回答。然后顾问再开玩笑的问在场的宋副总:您一年4万条审批记录,到时候退休的时候是否都记得清楚?在场参与汇报的人都带着同情的眼光看着宋副总哈哈大笑。

在动之以情,晓之以理的提问和牵引下,总经理立马说:以后不必要的审批不要事业部高层审批签字,能省的尽量省,以金额大小进行分层审批,按照顾问给出的原则进行精简,做到每个签字的人都要对自己签字的内容负责。

 

项目汇报到了一半,总经理因为有事出差,需要提前离开,在离开之前总经理程杰对项目做了总体评价:项目按管理学和业务的逻辑展开设计,顾问及团队管理功底深厚,本次项目输出成果达到了项目目标,能够促进OTX提升效率及效益。

有了这几句话,基本上肯定了项目的作用和价值,项目汇报顺利通过。



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