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[原创]公司原料结算系统实施总结及体会

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等级:助理
行业:
职能部门:
城市:
金币:230

      公司原材料结算系统是我们自行设计、开发的系统,期间的酸甜苦辣我不想多说,这里只想记录实施过程中的一些所思、所得,愿与大家一起共享这个过程。大多数领导关注的是结果,而我和你更关注的是过程。

一、实施前:
1、 业务流程:单据划价-》查找单据-》计算金额-》数据核对-》数据统计-》现金发放。
2、 部门6人,分工如下:第1人-负责单据划价;第2人-负责查找单据(客户拿来的单据和部门留存的单据必须一致);第3人-负责计算金额;第4人-负责核对单据、单价、金额,并开具手工发票;第5人-负责录入单据信息,便于数据统计;第6人-负责现金发放。
3、里面有位老资格员工,人非常泼辣,大家都怕她,她又掌握着部门的关键信息,虽然多人在一起工作,表面上看管理很严谨,但实际上大家都是个人自扫门前雪,管理中存在明显的人为因素,缺少相互监督、相互制约的机制。
4、 人员多、人浮于事、管理效率低下。
5、 公司领导和管理人员需要一些管理数据,因为是手工开具发票,所以往往需要很长时间才能统计出来,有时根本无法统计。
6、 存在随意更改价格的情况,给公司带来不必要的损失。
7、 财务了解不到暂估金额,没办法统筹、调度资金。
二、实施后:
   1、业务流程:单据查找-》审核单据-》现金发放。
2、 部门人员减至3人,第1人-负责查找单据(系统自动计算金额),第2人:负责审核单据(通过系统),打印发票;第3人:负责发放现金。
3、 因为是通过软件来进行管理,所以避免了信息不对称现象,录入、审核系统都有记录,避免出现人为因素导致的错误。
4、 工作效率提高,提升了客户满意度。
5、 公司领导和管理人员可随时查看各种报表和数据。
6、 价格由财务部专人制定和修改,其它人无权修改。
7、 财务可随时查询暂估金额,方便统一调度资金。
三、软件开发思路:
1、 利用ERP系统中的数据,无需重复录入。
2、 设计利用系统提交单据功能。
3、 设计利用系统审核单据功能。
4、 设计利用系统设定原料单价功能。
5、 设定便捷的组合查找功能,在核对并做上确认标志后自动生成发票。
6、 设计单据、报表打印、导出功能。
7、 设计能进行组合查询的管理报表。
8、 设计权限管理,包括数据权限和功能权限,系统要实现只能修改、删除自己的单据,审核后的单据必须由审核人取消审核后方可有他人修改等功能。
5、实施策略:
1、 和公司领导说明难度,主要是因为那个老资格员工有抵触情绪,抵触的原因不外乎习惯和利益。
2、 深入现场,了解她们的岗位及岗位分工和职责。
3、 深入现场,了解她们的管理模式和业务流程。
4、 深入现场,了解她们的单据、报表。
5、 寻找配合我们工作的员工,对她进行重点培训,以防出现集体罢工现象。
6、 帮助她们进行数据初始化,让她们了解我们都是为了公司,而不是出于个人利益。
7、 和她们说明初始化数据的重要性,并让她们对初始化数据进行签字确认,以免将来引起不必要的纠纷。
8、 做好业务数据备份工作,防止出现意外情况。
六、个人体会:
1、 企业里面有很多事情可以通过软件来解决,关键是谁去发现这些需求,是最终用户?部门负责人?信息中心?是公司领导?我个人认为最关键的是部门负责人,只有他有这方面的需求才能促成这件事。
2、 ERP涉及不到的地方,必须由信息中心通过软件和管理相结合来解决。这就要求信息中心主任需要有意识地培养复合型人才,否则只能心有余而力不足,到头来只是一场空。从长远来说,对公司及信息中心都没有好处,所以复合型人才的培养是信息中心主任必须要做的。
3、 用什么样的开发工具不并重要,关键是要学习管理、业务知识。我们这次用的开发工具是PB,而不是.NET、Java之类的开发工具,其实VFP是我们运用时间最长、最擅长的开发工具,到现在我们还在继续使用。
4、 对存在的困难要做充分准备,不然会导致项目实施不下去,因为是自建项目,所以抵触的情况会比外建项目更大、更明显。
5、 及时和领导沟通,说明项目的进展情况及存在的问题,目的是得到领导的强有力支持,同时也让领导知道这项工作的难度,对部门和个人的发展都有好处,最后项目做完后领导也不会忘了奖励参与项目的全体人员。
6、 项目结束后,项目参与人员要及时进行项目总结,总结项目成功与不足之处,并形成书面文字,打印出来张贴于部门管理看板内,让部门人员都来分享项目的成败得失。
7、将项目的开发文档及源代码存档,并组织内部开发人员进行培训,防止因员工流失而造成的软件后续开发及服务脱节。


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