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[原创]乘着ERP的翅膀

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等级:助理
行业:
职能部门:
城市:广州市
金币:997

引 言

2004年12月15日清晨,轻柔的海风吹走了黎明前的最后一抹黑暗,古城、原野、海岸线,它们的轮廓在朝阳中渐次清晰,寂静的城市慢慢苏醒,一切都似乎和平常没有什么不同......

此时,从鹏泰公司的计算机房里走出几个年轻人,他们眼角的倦意遮掩不住充满成就感的笑容对于他们,对于整个鹏泰公司,这一天是值得纪念的,因为彻夜未眠的他们终于完成了ERP最新版本用友erp U860在公司服务器上的部署,完成了公司新老信息系统的更替,完成了ERP在鹏泰的又一次升级!一个全新的信息处理平台业已构建完成,鹏泰将借此进一步提高业务处理的效率和信息畅通的程度,向着更高的精细化管理层次腾飞这一天也将作为一个新的起点,在鹏泰信息化建设的长卷中平添浓墨重彩的一笔!

提起面粉企业,在一般人的脑海中可能会浮现这样的景象地处边远城镇,房屋简陋,设备陈旧,机器轰鸣,粉尘四溢,而穿梭其中的是些面目模糊、表情呆滞的操作工人......

鹏泰就置身于这样的传统行业,而且仍只是一家仅有200余人,年销售额4亿元的中型企业,近十年清冷的海风已使它的外表多少染上了几分沧桑,但若你走近,就会感到这原来是一个多么鲜活的企业!她充满实力、锐意进取,甚至不乏锋芒。你会吃惊的发现,在整个面粉行业的设备达产率不足40%之时,鹏泰能持续几年满产;在多数企业为自己的产品苦寻销路之际,鹏泰的面粉却始终供不应求;在竞争激烈、原材料价格波动的最近几年,鹏泰却能实现每年20%的净利润增长!

是什么样的内力推动着一个企业如此生机盎然的发展?从鹏泰信息化建设的过程中你或许可以窥见一斑。

十年铸一剑

和所有企业一样,鹏泰的信息化起步也是从财务管理开始入手,早在1996年,公司就已初步实现了财务电算化,2000年正式引入并开始实施ERP,历经十载努力,鹏泰已构建了一套较为全面的信息系统,主要包括:

以用友 ERP U8为核心的完整财务管理和供应链解决方案,启用了总帐、应收、应付、固定资产、存货核算、报表及采购、库存、销售等模块;在此基础上还自行配套开发了基于B/S架构,更能满足企业实际需要的诸多子系统,如:批次成本核算系统、质量检验管理系统、小麦入司检斤作业管理系统、方案管理与经济性分析、运输管理等;

为了使内部数据流转更加快捷,他们早在2000年就自建了一个方便实用的Intranet:它以多个后台数据库为支撑,集新闻发布、邮件收发、内部论坛、业务处理、数据查询、知识交流、信息沟通、教育培训、资源共享于一体,初显企业门户之雏形;

视频会议系统和远程监控系统的应用使鹏泰的管理者即便身处异地也可以对公司的经营状况了如指掌,使鹏泰与业内企业间的交流更加顺畅、便利,信息及资源共享的内涵不断延伸,整合的优势日趋明显;

所有的这些,都是通过一个自行铺架的硬件平台来实现的,包括:

千兆光纤骨干,百兆速率交换至桌面,近500个内部网络接入点,光纤高速接入互联网,6个固定IP,5台专业服务器,150台当前主流配置的PC,30台笔记本电脑配置到公司高级主管和销售经理,无线网卡、短信中心......

十年铸一剑,ERP已使鹏泰的信息化程度在业界独树一帜,鹏泰的ERP实施团队甚至因出色的表现亮相于用友集团05年的高峰论坛。然而"铸剑"的历程是漫长、曲折甚至艰辛的,它几乎凝聚着公司每一名员工的努力!财务主管谭玲在此次论坛上深有感触的说:"ERP的苦,只有亲身体验的人才能知道,ERP的甜,也只有用过它的人才能体会!"蓦然回首,就让我们撷取若干片段、点滴感悟来追溯这条苦乐参半的实施之路:

九五年底,鹏泰公司的信息化建设以实现财务电算化为阶段性目标起步,一台电脑一个人是公司当时全部的资源投入。"我们现在企业内部的审批流程都是自动的,如果人、财、物的标准不建立,流程根本走不通。"当年,信息化系统的始创人匡嘉兴正是从信息资源的标准化开始,推进鹏泰迈出信息化建设的第一步,如今提到标准化,他仍颇多感慨,"实施ERP不是把业务流程直接放到计算机上,不规范的管理,不科学的流程根本就不应该纳入到ERP中来。"因而,在上马ERP之前,鹏泰先颁布了8个相关的企业标准,而今鹏泰的标准化工作甚至已细化到仓库的每一个货位。

九九年初夏,鹏泰在财会电算化的基础上引入ERP,对于传统而又典型的中国面粉行业而言, ERP在当时还是一个比较新鲜的名词,并不是所有人都知道它能为企业带来什么益处,也并不是所有的管理者都敢于尝试这种国内已有几多失败案例的管理软件,而由于历史原因,鹏泰当年累计亏损已过亿元,但这都没有阻碍他们信息化建设的决心。

"这么大一个企业,如果不能及时掌握业务流程的数据,采购不了解研发,研发不了解销售,销售不了解生产,靠什么来控制?怎么体现计划性?"张小平总经理如是说,"正因为我们的利润率低,才更要关注企业的信息化建设,要通过强化管理来提升效益。"这种不计较眼前得失,放眼未来的胸襟使鹏泰能更早一步借ERP铺就成功之路。

一支由财务部全员和IT技术人员构成的团队迅速组建,短短三个月,他们完成了软件的测试和基础数据准备,于当年十月开始试运行。几十天连续的加班,多少个不眠之夜,然而结果并不理想,业务流程不够规范及对软件处理环节的理解偏差导致诸多问题相继暴露。所幸经及时调整,没有对正式运行造成太大影响,从中他们获取了一条经验:测试不是简单的浏览,要以准确、真实的基础数据录入为基础,以严谨、踏实、追根溯源的态度去模拟业务发生时的每一细节,直至全过程顺畅结束。

之后几年,ERP的实施虽有过短暂的停滞,也走过不少弯路,但前行的步伐从未停止。诚然,实施远非一帆风顺,在生产制造环节上,鹏泰就不得不对用友的软件进行二次开发。

"用友的软件一开始并不适合我们这样的流程型企业,鹏泰几乎没有半成品的概念,原材料在流动过程中形成产品。鹏泰生产制造环节依托用友ERP的应用平台,根据自身的特点开发适合企业需求的生产运行系统,同时以用友ERP为核心,形成成本核算、方案管理、品质管理等系统。"

此外,为迎合不规范不科学的业务需求,以及过多的自行开发模块也使他们险些陷入信息孤岛的误区。但也正是这些实施中的瑕疵,让他们获取了一条又一条宝贵经验,也让来自失败与挫折的教训使他们的实施更趋理性。

"自行开发固然重要,但定位应该是弥补、配合,侧重应用于自动化数据采集和输出表报的查询,而核心业务流程还需切入ERP,使其更加规范。"

"对于很多企业来说,信息化实施的评估存在难度但又不能回避。很少有决策者真的是看着一张张ERP的表格来做决策,他需要的数据分析、汇总结果,而这些数据源自普通员工的基层工作,他们的工作质量直接决定了最终数据的质量!"因此,鹏泰对ERP成功与否的评价标准显得非常朴素:不能出现信息孤岛,同一数据决不录入两次,要成为基层员工的工作平台,要成为管理者日常工作展开的工具。

会当凌绝顶

如果以审视的眼光苛责过去,如果上述经验能够更早为他们感悟,那么鹏泰信息化建设的进程还将至少提前一至两年......

因而,他们从未满足于已有的一切,更不敢有丝毫懈怠,他们明白:ERP系统自上线开始,伴随业务增长和管理深化,将不断磨合、调整、完善,而这一过程永远持续,没有终点。 "借助ERP,打造管理E化平台"是他们在管理手段上的明确追求,所以ERP的持续进步和升级是必然的,它不是装点门面的鲜花,更不是管理工作中的做秀,而是提升自身素质的渴望,是追求管理精细化的诉求,是支撑企业营运的终极目标!

当曾经令他们自豪的IT系统已不能承载日益成熟的管理理念和业务模式时,鹏泰人毅然选择了扬弃与提升,挥手自兹去,怀着骄傲,也带着几分留恋,他们作别老IT系统,作别Intranet,因为他们有信心开拓更精彩的未来!

如果说曾经的探索是必然的准备,那么这一次的升级他们已具备了久伏高飞的能力;

如果说往日的实施显得步履沉重,那么今天的他们却有着势如破竹的锐气!

跨部门甚至跨单元的八个项目组同时成立,首次实施部署会上,ERP项目总监匡嘉兴以其特有的激情为全体组员勾画了一幅ERP实施成功的蓝图。但随后,匡总也提醒大家:"如果想成功实施ERP,使规划变成现实,那么从现在开始一天的工作时间将不是8小时,而是24小时!"

于是,有了理解、尝试、探讨、总结的循环,有了成功的狂喜,挫败的沮丧,一次次重来的无奈,和峰回路转的顿悟;

于是,也有了本文开头的那一幕......

而令人难忘的何止那一天呢?实施中的故事何止那一个呢?

OA项目组成员曾借王国维读书三境界比喻ERP实施的几个阶段,其中"衣带渐宽终不悔,为伊消得人憔悴"被他们喻为"痴迷之境",在这一阶段,他们不只发掘着软件的功能,也调整着自己的思路:

"曾经只把搞懂如何操作当成软件测试的目的,但软件自带的帮助中早有详细说明,软件提供的只是一个平台,一个工具,项目组更要肩负起将软件测试、应用规划与培训推广相结合的重任。"项目组成员小穆发出她的感悟。

"工作流的定制也不是灵感突现时的闭门造车!它应始于对原有流程的理解,基于对未来流程的规划。"组长赵刚一提起他的工作流程便掩饰不住满脸的骄傲,他们订制工作流的速度和技术甚至已让用友的专业人士为之侧目!

 "这套集信息技术与先进的管理思想于一身的现代化企业管理工具,把我们的库存管理工作带入了全新的领域。"若是在几个月前,一定没有人相信这句话出自仓库管理项目组长宫建之口。因为他曾是抱定手工操作不放的保守派。

第一次ERP实施汇报会上,身为组长的他竟连最基本的销售出库单都不会开。也许正是这件事刺激了他的进取心,有那么几天,他用所有业余时间潜心研究软件,再次汇报时,他已经能够不带偏见对软件的优缺点进行点评;之后他将软件的功能变通运用,解决与实际操作的衔接,甚至实现了软件中没有涉及的批次、货位、保持期、作业管理,用友软件工程师曾评价:"他们已将软件此部分的功能发挥到淋漓尽致。"

科学缜密的项目管理,有条不紊的持续推进,04年底的ERP升级已再一次成为引水之渠,使鹏泰渐入信息化佳境。看今朝

鹏泰已拥有一个完整的"企业门户" 它将全员资源共享的信息平台与业务互动的工作处理平台整合在一起,不仅涵盖了用友ERP U860的所有模块,还无缝集成公司自行开发的诸多子系统,通过统一的门户界面,可以在供应链、财务管理、生产制造、计划统计、质量管理、HR、OA、EAM之间任意穿梭,对外可与业务经理便捷的沟通讯息,实现采购与销售的实时过程控制和业务处理;对内它已成为公司管理者常规乃至移动的办公平台和管理工具。

鹏泰正搭建使用着一个"移动平台"借助先进而安全的VPN技术,将信息化的范围延伸至总部大楼之外,异地的销售业务、商品库存管理将不再需要单独的软件处理,出差在外的管理人员和销售经理借助无线网卡可以随时接入企业门户,兄弟企业的管理者也可通过授权在异地进入他们的网络访问游弋;

鹏泰已实现彻底的"无纸化办公" 借助OA平台完成原有电邮、新闻、信息发布、BBS、共享文件夹等孤立应用功能的整合,并新增公文审批分发、档案管理、会议管理、车辆管理、知识管理、制度管理等功能,构建完整的无纸化办公平台。基于Excel和Word的办公方式将渐行渐远直至被抛弃,"我们正朝着无询问管理的方向发展。"匡总说:"今后在鹏泰,企业经营过程中的管理预警和业务处理提示将通过短信跟踪到个人手机,我们以后要既不用问人,也不用每天打开电脑问计算机。"

鹏泰开通了真正的 "银企互联" 企业、银行之间的帐务系统直接对接,实时处理企业与银行之间业务,将应收、应付、报销、用款等业务直接延伸到银行端,实现网上支付、余额查询、明细、对帐等功能。"我们现在就已经不需要支票和汇票了,每年将缩减1000-1500万的现金交易量,算得上是出纳工作方式的一场革命!"

此外,尚有HR、EAM在逐步深入......

正因为这种引领和超越,使他们可以从技术到实施支持着兄弟企业的信息化建设;工商银行将他们作为银企互联的典范加以推广;用友集团将他们作为全员信息化样板收录进案例,甚至免费提供许多增值服务......

山高人为峰

优雅的办公环境,高效的业务流程,宽松的人文氛围,可观的经济效益畅想会令人兴奋,前景异彩纷呈,然而心有多高,路就有多远。他们深信,ERP只不过是助其迎风飞翔的翅膀,而鹏泰独具的人才和思想优势才是他们振动这双翅膀的动力!

鹏泰的ERP实施不只是"一把手"工程和IT人员的"专利",他们倡导并力行全员参与,全员实施。总经理不光是拨经费,还要上台讲流程和定义;副总不光是坐镇指挥,更要深入参与讨论流程和标准。整个实施过程,电脑科员工并非全程介入,更多的是来自公司所有部门的管理者和基层操作人员。中小企业的ERP推行付不起实施费用、请不起专家固然是一个客观因素,但这种自主实施的方式必将使测试、学习、实施、操作完美结合在一起,提高效率,缩短周期,而通过这种磨合、思考、理顺,使他们的员工得到历练,稳步成长。电脑科候光如说,"实施ERP,对于我是一个成长,学习的良好机会,对我的观念、能力、思考问题的方式都有质的改变。"

他们没有IT专业的员工,却拥有专业的IT人员, "软件与硬件并重,理论与操作结合"是公司信息化建设的一贯策略,几年来实战的洗礼,他们已锻炼和培养了一支优秀的IT实施队伍,而这支仅有几人组成的团队肩负着部署服务器、构建网络环境、调试VPN,开发配套程序、ERP项目管理以及协助支持兄弟企业同步推进ERP等诸多重任;

他们不断致力于业务流程的优化 "管理的精细在于过程控制",为契合鹏泰的实际,他们曾果敢的放弃了U860的某些模块,为追求流程的简洁顺畅,他们抛弃了沿用多年的作业方式和工作程序,此次升级将仍残留的手工单据彻底淘汰,如差旅费报销单、用款申请单、礼品申请单、派车单、过磅单、客户回执单、车皮计划表、物料申购单、材料出库单等。不但自行开发软件模块的基础设置全部源自U860平台,其处理完成的业务数据也通过EAI最终导入U860实现数据共享;

对实施ERP,他们有着强烈的互动意识。用友集团是国内软件业的先锋,共同的追求与坦诚的相待使他们结成了战略伙伴关系:他们不仅是用友公司的典型、原型用户,更主动参与用友ERP U860的研发,从介绍业务流程到接受替代方案;从参与软件测试到提出改进意见,不仅共同推进ERP在鹏泰的实施,更着眼于传统流程型行业的完整解决方案!

也许有人认为,ERP某些功能与模块的应用与否对于鹏泰这种规模的企业来说并不重要,但鹏泰恰恰认为:借助专业的管理软件和先进的管理思想,实现的决不只是工具和方法的简单提升,更为重要的是通过组织实施,对员工观念、习惯、效率、素养施以深远影响,而这才是企业最终绩效的根本驱动!

软件升级不是为了盲目追求高新版本,而是使更加标准化、规范化的工作方式最终形成;信息化建设带来的也不仅仅是办公方式的改变,它正为员工提供着学习和培训的工具与方法,使提高员工素质不再成为空谈 ;它也正使科学的管理理念渗入员工思想,使员工的行为和意识发生潜移默化的改变:敢于尝试,关注细节,遇事三思,注重计划,着眼整体,融会贯通,以数据和事实为依据,自觉注重过程控制......

理智而务实,灵活但不失控,张扬个性而不散漫,工作着并快乐着!这是他们在ERP实施过程中对"人"的期许,这也是他们构建一种更严谨务实的企业文化之根基! 

结 语

创新是企业生存与发展的永恒动力,也是衡量企业是否具有可持续发展潜能的标志。如果说是创新为鹏泰赢得了今天,那么也只有创新才能带领我们走向未来!

十年来的信息化之路体现着我们曾经的敏锐和无畏,而ERP的不断深化亦将驱动着鹏泰在创新的路上不断前行。

我们仍将致力于对现有流程的思考和重组,使成本、质量、服务、速度、环境这些反映企业竞争力的要素得以明显的改善,构建集管理、技术和信息之大成的全新经营理念和运作模式;我们亦将在对资源和数据进行汇总、统计、整理之外,更加关注信息处理的深化,使信息转化为知识,让知识创造效益!

大鹏一日同风起,扶摇直上九万里!鹏泰亦将乘着ERP的翅膀在面粉行业的长空中飞得更高,更远!

来源:《计算机世界》



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个人专栏:http://www.amteam.org/static/97/97277.html

等级:高级经理
行业:
职能部门:
城市:上海
金币:11749
 发表于 2006/8/17 22:14:34 | 博客 | 圈子 | 发送站内信 | 加为好友 | 邀请加入圈子
top第1楼

恩,写的不错。


该文章被stephen.wang在2006-8-23 16:58:24编辑.


等级:试用期
行业:非盈利机构
职能部门:行政管理
城市:
金币:3
 发表于 2006/8/22 10:00:28 | 博客 | 圈子 | 发送站内信 | 加为好友 | 邀请加入圈子
top第2楼
呵呵!华丽。报告文学得到这样的评价似乎不是什么好事儿。

等级:助理
行业:顾问/咨询/会计/招聘服务
职能部门:高级咨询顾问
城市:
金币:270
 发表于 2006/8/23 14:37:45 | 圈子 | 发送站内信 | 加为好友 | 邀请加入圈子
top第3楼
呵呵,类似的文章在企业的内部刊物上倒是看到不少!每上一个项目都会有。
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