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[推荐]ERP顾问意见非圣旨 如何学会“聪明”地听

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  在ERP项目推进过程中,实施顾问的作用当然是不可忽视的。但是笔者认为,企业项目小组也不能够太过于依赖实施顾问,把他的意见当作圣旨一般。毕竟实施顾问只是一个外人。对于企业的业务在没有深入了解的情况下,其只能够根据经验来判断。笔者认为对于实施顾问提出的建议要听,但是不能够偏听偏信。要做到这一要求,可以从如下几个方面出发。

  一、企业项目小组要有自己的主见

  笔者在给企业实施ERP项目的时候,发现不少企业的项目小组,从上到下,都缺乏必要的主见。或者说,害怕承担责任。如当遇到员工对某个作业有不同的意见时,他们想的不是如何去分析、协调,以获得一个比较合理的答案。而是一遇到冲突时首先想到的就是实施顾问。他们会简单的将这些不同的意见告诉给实施顾问,然后让他来帮助选择。可惜的是,由于实施顾问不可能对这个业务背后的情形了解的很清楚。为此他提出的建议,很可能只是理论上的。为此对于企业的帮助并不是很大,只能够提供参考。此时实施顾问的建议反而可能会给企业带来误导。

  如笔者一次给一家客户实施ERP项目时,他们对于采购订单到撤销审核的问题争论不休。项目小组有两个意见。一是所有的采购订单都需要有采购经理来撤销审核(这是财务部门的意见,因为撤销审核很可能关系到价格的更改,为此他们希望有采购经理来审批)。二是采购订单只要采购组长撤销审核即可(这是采购员的意见,主要是采购人数比较多,有12个人,根据材料的不同分为四组。如果都有采购经理来撤销审核的话,可能会有时间的延迟)。企业项目小组将这个情况告诉了我。让我来帮助他们进行选择,就好像做他们的裁判。笔者在处理这个问题时,并没有直接帮他们拿主意,而是委婉的告诉他们,这在技术上没有问题。这主要是管理上的问题,要他们自己内部协商解决。

  笔者认为,在遇到类似的问题时,作为企业的项目小组,要能够进行自我协商,根据企业的实际情况来得出正确的选择。而作为企业的实施顾问,也需要注意,遇到企业这方面的请求时,要委婉的拒绝。不然的话,项目结束后,企业用户仍然无法自己拿主意。这对双方来说,都是不好的。

  二、关键用户需要积极参与到需求决策当中

  毛泽东说过,实践是检验真理的唯一标准。笔者认为这句话用在ERP项目当中,也是非常适合的。在ERP项目推进过程中,用户之间有不同的意见是难免的。此时作为实施顾问来说,只是提供一些可供选择的意见,或者帮助用户分析利害得失。最终还是要有用户自己来作出最终的抉择。那么用户针对这种情况,该如何来判断呢?

  其实笔者认为,在遇到这种冲突时,如果能够让关键用户参与到这个需求的决策当中,那么事情就会变得比较简单。有时候大家吵的不可开交,或者说需求定下来事后又反悔,这很大一部分原因是企业关键用户没有参与到项目中去。

  如笔者以前接触过一家企业,他们需要设计一份财务成本报表。刚开始是有成本会计、材料会计等等提出了具体的需求,包括报表的格式。然后设计完成后交给财务总监审核时,财务总监又推翻了。他根据自己以前的经验对财务报表进行了重新调整,增加了一些内容,同时又删除了一些字段。等到按他的要求设计完成实际投入使用后,问题就出来了。由于这个报表最终是成本会计在使用。由于有些他需要的信息没有,他无法进行工作。所以成本会计就不同意了,需要再次对报表进行调整。这一份简单的报表,就经历了好几个版本。这会在一定程度上影响项目的周期。事后总结,其实这种情况是可以避免的。当企业的领导在决定该怎么做时,如果能够让关键用户参与到企业的具体决策当中。此时就很容易在会议上拿出最终的版本,而不需要改来改去改。

  为此笔者在项目实施过程中,都会要求企业在组建项目团队时,如果部门负责人对于某项具体的业务不怎么熟悉,那么就一定要请熟悉这项业务的关键用户积极的参与到项目决策中来。如此的话,即使实施顾问提出了某个建议时,这个用户也可以根据自己实际的工作经验,提出一些宝贵的意见。

  三、实施顾问与项目小组之间不仅仅是老师与学生的关系

  很多人喜欢将实施顾问叫做老师,而把自己当作学生。遇到有什么不明白的地方,会不耻下问。笔者认为,这种认识有一定的误区。从一定程度上来说,实施顾问与企业用户是存在着老师与学生的关系,如教给用户如何去操作ERP系统。但是笔者认为,他们的关系不仅仅只保留在这个层面。笔者有时候希望将这种关系比喻中交通警察与驾驶员之间的关系。

  实施顾问就是交通警察。只要用户在ERP系统实施过程中,没有违反预先定义的规则(如流程、系统操作等等),那么实施顾问就不会进行干涉。而用户就好像是驾驶员,其有权选择自己开什么样车(只要这个车符合安全的标准)、选择什么样的道路(如最近的道路或者最省时间的道路等等)。当遇到疑难问题时(如交通标志不清楚或者不认识路时)可以像实施顾问询问。

  在这种关系中,企业用户有比较大的主动性。笔者一般在项目开始时,都会像企业用户强调这种关系。通过这种关系的说明,可以形象的向用户表达我的意思。即条条道路通罗马。对于同一个业务,在ERP系统中往往会有好几种解决方案。只要用户遵守系统既定的规则,可以根据自己的实际情况来选择合理的解决方案。实施顾问并不会强制用户使用某个操作方式。笔者认为,实施顾问不仅要自己明白这个道理,也必须要让用户了解到这个理念的重要性。

  笔者在项目开始时,会利用半天到一天的时间来强调这个内容。如笔者会告诉企业用户,我并不会给你们拿最终的注意。当你们询问我某个业务该怎么处理时,笔者会给你们几种解决的途径,需要用户根据自己的情况去分析,并选择一条合适的道路。如果你们给我几个意见让我来确定搞听谁的时,笔者也不会给任何的意见。不过笔者可以将你们提的方案做一些分析,将其中的利害关系给你们分析出来。最后仍然要你们根据企业的实际情况来作出判断,到底该采用什么样的方案。

  这并不是说笔者不负责任。而是实施顾问必须要让用户养成自己分析问题的习惯。作为用户,自己也要有这个观念,实施顾问的意见可以听,但是不能够偏听偏信。最后需要说明的是,在书面的项目文档中,最好能够将这些情况写入进去。如用户提出了一个需求,然后可以将可供参考的方法写入到项目文档中。然后用户会对其分析,将分析的过程、以及最终的结果也反映在项目文档中。那么这份资料对于后续系统的优化与维护就会起到很大的帮助。



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