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【文章分享】 工作流软件,企业的新福音。

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工作流软件,企业的新福音。

 

 

信息化发展到今天,很多企业的管理者已经不满足于使用即时通讯类软件的文字消息发送和语音视频功能,“协同办公”成为了时下流行的办公形式和软件使用模式。提及协同办公,大部分人都会首先想到OA系统,使用OA办公仿佛已经成为了企业办公的“标配”。对于大企业而言,OA系统就是企业正规化的标志和财力的象征。然而BigAnt 认为,协同办公,不仅OA可以,企业即时通讯软件协同办公平台)也可以。

 

协同办公的概念里,有一个不可不提的就是“工作流”。何谓“工作流”?工作流(Work Flow) 就是我们工作流程中的计算模型。简而言之,就是将我们工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则,在计算机中以适当的模型来进行标示并对其实施计算。工作流(Work Flow)其实是属于计算机支持的协同工作的一部分。工作流要解决的主要问题是,为实现某个业务目标,在多个参与者之间,利用计算机并按照某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。简单来说的话,工作流其实就是一系列相互链接、自动进行的业务活动或任务。打个比方,整个业务过程如果是一条河的话,其中流过的就是工作流。

 

与传统的方式相比,工作流的软件可以让办公更加高效。传统办公上,许多的公司采用的是纸张表单、手工传递的方式,进行一级一级的审批签字,工作效率非常低下,并且对于统计报表功能则不能实现。采用工作流软件,使用者只需要在电脑上填写有关的表单,下一季的审批者将会收到相关资料,并可以根据需要进行修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等等,可以大大提高办公效率。

 

实际上,已有的关于工作流体系的描述,本身就是一个通用的业务模型框架。无论从理论上、方法上,还是对象、内容上,我们都有理由将“工作流”看作是企业工程的一部分。对于企业工程,仅仅使用工作流来执行任务是不够的,必须对整个体系的目标及所有相关要素综合来考虑。

 

传统的企业软件,系统的设计往往是基于任务分割的,作业项目之间是分裂的。操作上,我们必须不断地在层级结构的功能表(比如下拉菜单)或对象之间“进进退退”,或者在“神出鬼没”的对象以及相关菜单中捉迷藏。

 

工作流软件系统,则是一个真正意义上的“人-机”系统。用户是系统中的基本角色,是直接的任务分派对象,他或她可以直接看得到电脑针对自己列出的“人物清单”,跟踪每一项任务的状态,或继续一项任务,而不必从一个模块退出,进入另一个模块,来搜索相关任务的线索。前者是面向功能或对象的,而后者是世界面向用户的。这样,用户的任务分派和任务的完成状态,可以被最大程度上地电脑化和受到控制。

 

现在的大部分工作流产品都是客户-服务软件,而未来的工作流应该是通过万维网的界面,使得客户和远程的工作人员能更好地参与。“有参与,才能有协同。”

 

 



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