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[原创]K3采购流程

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等级:试用期
行业:
职能部门:
城市:武汉市
金币:20

 

I)案例目的
Ø         熟悉采购的各种业务
Ø         掌握采购物料各种业务的具体操作
II)角色及分工
姓名
角色
主要职责
王宁
生产部职员
填制请购单
周耀明
会计
录入采购发票
张海兵
库管员
采购收货
王健
采购员
制作采购系统各种单据
孟凡俊
质检员
处理采购检验业务
III)主要流程
流程说明:
(1)生产部填写采购申请单提交采购部;
(2)采购部采购员向供应商开出采购订单;
(3)供应商送货时,仓库判断物料是否为免检物料——
Ø         如果是免检物料,则库房直接将物料入原材料仓库;
Ø         如果物料需要检验,则由库管员先将物料搬运至待检区,并填写采购检验申请单提交质保部,质保部接到采购检验申请单后对停放于待检区的物料进行检验,根据检验结果填写采购检验单,生产部经理或质检部经理有权决定对不合格物料放行,库房将检验合格的物料与放行的物料搬运至原材料仓,并填写外购入库单。
Ø         供应商开出发票时,财务部关联采购订单或外购入库单录入采购发票。
Ø         对于检验不合格物料,做退料通知单直接从待检仓退回给供应商;
Ø         如果不合格物料已进入原材料仓库,退回时要做红字外购入库单,如果所退数量已与发票钩稽,那么还要做红字发票。
IV)案例准备
1、 请将系统日期调整为2005-6-1
2、 使用第一篇已经建立的账套“绿色原野电子有限公司”账套。
3、 物流系统结束初始化工作
V)案例数据
1、 2005年6月1日,生产部王宁向采购部提交采购申请:

 代码
名称
基本单位
单位
辅助单位
辅助属性
数量
辅助数量
基本数量
01.001
MAT护镜
 
 
10
 
200
01.002
MAT面板
 
 
200
 
200
01.003
M200芯片
 
 
100
 
100
01.004
M200裸板
 
 
100
 
100
01.005
注塑原料
公斤
公斤
 
10
1
10
01.006
M100主板
 
 
100
 
100
03.003
M80手机
 
蓝色
100
 
100
03.003
M80手机
 
红色
100
 
100

2、 2005年6月2日,采购部王健下采购订单
 供应商:中山电机

代码
名称
基本单位
单位
辅助单位
辅助属性
数量
辅助数量
基本数量
单价
税率(%)
折扣率(%)
价税合计
01.001
MAT护镜
 
 
4
 
80
400
17
 
1684.8
01.003
M200芯片
 
 
100
 
100
100
17
 
58500
01.004
M200裸板
 
 
100
 
100
100
17
 
5850
01.005
注塑原料
公斤
公斤
 
10
1
10
10
17
 
1170
01.006
M100主板
 
 
100
 
100
100
17
 
46800

 供应商:宁波达信

代码
名称
基本单位
单位
辅助单位
辅助属性
数量
辅助数量
基本数量
单价
税率(%)
折扣率(%)
价税合计
01.001
MAT护镜
 
 
6
 
120
400
17
10
2527.2
01.002
MAT面板
 
 
200
 
200
50
17
 
11700

 供应商:德国MOT

代码
名称
基本单位
单位
辅助单位
辅助属性
数量
辅助数量
基本数量
单价
税率(%)
折扣率(%)
价税合计
03.003
M80手机
 
蓝色
100
 
100
2000
17
 
234000
03.003
M80手机
 
红色
100
 
100
2000
17
 
234000

3、 6月3日,M100主板到货100个,物流部张海兵向质检部提交采购检验申请:
申请人:张海兵

仓库
代码
名称
单位
数量
待检仓
01.006
M100主板
100

4、 6月3日,质保部对M100主板进行检验,检验结果为:合格数:90个,不合格数10个,让步接收数6个,退货数量4个。
5、 6月4日,其余的物料都到货,仓库验收入库,中山电机、宁波达信、德国MOT开出增值税发票。
VI)案例实施
1、 采购申请
说明:采购申请单是各业务部门或计划部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况,向采购部门提请购货申请、并可批准采购的业务单据。
操作步骤:
(1)在K/3 主控台中,依次选择并单击【供应链】—【采购管理】-【采购申请】-【采购申请单—手工录入】。参考表3-4-1,录入采购申请单,录入完毕保存并审核采购申请单,如图3-4-1所示。
图1-1-1 采购申请单
*     提示:
1:由于“M80手机”使用了辅助属性管理,因此在输入单据时要指定物料的辅助属性;
2:由于“注塑原料”使用了辅助计量单位,因此在录入单据时系统自动携带出辅助单位
和换算率,可以手工更改辅助数量;
单据状态说明:
Ø         作废与反作废:一旦单据作废,该单据就不能修改、删除、审核、关联单据、记账,同样,已审核、关联、记账的单据也不能被置为作废,作废单据的数量、金额等信息不能计入报表中。
Ø         审核与反审核:审核后单据不允许修改、删除,审核后的单据才允许被其他单据关联;某单据一旦存在下游单据、已记账、已钩稽、已对等核销、已被拆分不允许反审核,以前期间的单据不允许反审核。
Ø         关闭与反关闭:关闭表示该单据通过关联、下达等方式,已被下级单据执行完毕,关闭分自动关闭和手工关闭两种,其中自动关闭是在单据关联过程中自动实现的,手工干预的只是手工关闭和反关闭。
2、 采购订单
说明:采购订单的重要性不仅表现在其所反映的业务资料是企业正式确认的、具有经济合法地位的文件,通过它可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况,是订货业务工作中非常重要的管理方式,更在于在K/3 系统中担负的采购核心地位:
第一,采购订单是物资在采购业务中流动的起点,是详细记录企业物资的循环流动轨迹、
累积企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。 无论是采购订单自身的确认,还是其业务
顺序流动、被下游单据精确执行,都能反映在采购订单上,通过采购订单,采购业务的处理
过程可以一目了然。
第二,采购订单是供需链的重要信息中心之一。 采购订单不仅能显示采购业务自身信息,
还能通过采购申请获取来自生产、销售等系统的信息,将供需链整体的信息有机地联系起来,
综合企业生产经营活动,是提高整个系统的综合运作水平和效率的重要因素。
第三,采购订单是联系应付款系统和采购系统的纽带。 企业的经营运作是通过物资在各
个业务部门的流动、伴随资金在货币、生产、储备等形态的循环周转的双重作用下实现的。采
购订单可以连接应付款系统的采购合同,又可以将合同信息传递到采购发票,将物流和资金
流结合起来,担负资金流和业务流的双重任务 这是K/3 系统只根据最近的采购订单、而不采
用其它采购业务单据更新供货信息的原因。
操作步骤:
 
(1)在K/3 主控台中,依次选择并单击【供应链】—【采购管理】-【采购申请】-【采购申请单—查询】。按SHIFT键,选中采购申请单POREQ000001全部分录,鼠标点编辑菜单,选中“按供货比例自动分解生成订单”,弹出采购申请多供应商分配界面,如下图。
图1-1-2 按供货比例自动分解生成订单
图1-1-3 采购申请多供应商分配
(2)在采购申请多供应商分配界面,系统对每条分录自动按“供应商供货信息”资料中的配额分解,按F7分别指定采购部门和采购业务员,在点生成按钮,系统分别将所有供应商相同的物料合并生成采购订单,并且在生成采购订单时系统自动获取采购价格管理中的价格信息,按供应商、数量自动匹配各种物料单价及折扣率。如图3-4-4、3-4-5、3-4-6、3-4-7所示。
图1-1-4 自动分解
图1-1-5 采购订单
图1-1-6 采购订单
图1-1-7 采购订单
(3)审核采购订单;
3、 外购入库单
说明:外购入库单,又称收货单、验收入库单等,是确认货物入库的书面证明。
操作步骤:
(1)在采购订单序时簿,使用鼠标和快捷键Shift 键选中上面步骤生成的采购订单,注意要选中三张采购订单的全部分录,然后下推生成外购入库单。弹出供单据生成界面,如下图3-3-9所示。系统就按每条分录的<供应商>字段归类,该操作界面分成上下两部分,上面<供应商>栏列出按所选中的一张或多张申请单上统计出的供应商信息,中总共有多少个物料来源(供应商)信息,就会有多少张外购入库单;在下面界面则显示所选中的供应商所包括的单据中的各条分录信息。在如上界面中选中某条供应商记录,单击【生成】,系统会自动调出该张未完全保存的目标单据“胚胎”在该张外购入库单中,用户如同新增单据一样,进行相关的操作,录入必要信息后,单击【保存】。至此,采购订单才真正生成外购入库单。保存后退出外购入库单界面,返回下推式生成界面,用户会发现本供应商的状态栏由“未处理”变为“已生成”。
 
图1-1-8 采购订单下推外购入库单

依次选择这三条记录,点生成按钮,生成三张外购入库单.

 

 

图1-1-9 采购订单下推外购入库单
(2)选折供应商:中山电机,生成外购入库单,如图:3-4-10,由于物料“01.005/注塑原料”,使用了业务批次管理,因此需要录入批号,手工录入批号:P003。由于物料“01.006/M100主板”的采购检验方式为“全检”,因此该物料不能由采购订单直接下推生成外购入库单。
图1-1-10 外购入库单WIN000001
(3)在“采购订单生成外购入库单”界面,选折供应商:宁波答信,生成外购入库单。
图1-1-11 外购入库单WIN000002
图1-1-12 外购入库单WIN000003
4、 采购检验流程
操作步骤:
(1)采购检验申请单
在采购订单序时簿,选中“M100主板”分录行,下推生成采购检验申请单,注意:采购检验申请单收料仓库选择“待检仓”,如图3-4-13示。
图1-1-13采购订单下推采购检验申请单
(2)采购检验单
在K/3 主控台中,依次选择并单击【供应链】—【采购管理】-【质量管理】-【采购检验申请—查询】。选中采购检验申请单,审核,下推生成采购检验单,其中,合格数:90,不合格数:10,如图3-4-14示。
图1-1-14 采购检验单
(3)采购检验不良品处理单
审核采购检验单,并根据采购检验单下推生成采购检验不良品处理单,拒收数:4,让步接收数:6,如图3-4-15示。
 
图1-1-15 采购检验不良品处理单
(4)进入采购检验申请单查询窗口,可以看到不良品处理单审核后其数量已经反写到采购检验申请单上面,如图3-4-18所示。
图1-1-16 采购检验申请单序时簿
(5)根据采购检验申请单下推生成退料通知单,仓库选择待检仓,退料数量:4,如图3-4-19所示。
图1-1-17 退料通知单
*     提示:
1:K/3系统中,待检仓只能应用于采购检验申请单和退料通知单,采购检验申请单相当
于待检仓的“入库单”,如果库存更新方式是审核更新,那么审核采购检验申请单时,待检仓库存增加;退料通知单相当于待检查仓的“出库单”,审核退料通知单时,待检仓库存减少。
(6)在采购检验申请单序时簿,根据采购检验申请单下推生成采购订单,系统自动填充<实收数量>字段,实收数量=合格数量+让步接收数量,如下图所示:
图1-1-18 根据采购检验申请单下推外购入库单
*     提示:
1:外购入库单关联采购检验申请单录入,审核外购入库单时,待检仓数量减少,实仓数
量增加。在审核外购入库单前后分别按F12查看及时库存可以看到这一变化。因此这个过程是物料从虚仓转移到实仓的过程。
5、 采购结算
(1)录入采购发票
在K/3 主控台中,依次选择并单击【供应链】—【采购管理】-【结算】-【采购发票—录入】。在发票录入界面,选择源单类型:外购入库,如下图所示:
 
图1-1-19 发票录入—选择源单类型
(2)鼠标点“选单号”处,按F7进入选单窗口,按CTRL键选中供应商为“中山电机”的外购入库单,如下图:

鼠标点此处,录入序列号。

 

 

图1-1-20 采购发票关联外购入库单
(3)点工具条“返回”按钮,系统自动将外购入库单信息携带到采购发票上,保存并审核采购发票,如下图。
图1-1-21 采购发票
(4)重复上述步骤,关联其他外购入库单生成发票,如图3-4-22、3-4-25所示。
图1-1-22 关联WIN000002生成的采购发票
图1-1-23 关联WIN000003生成的采购发票
(5)录入费用发票
在K/3 主控台中,依次选择并单击【供应链】—【采购管理】-【费用发票】-【费用发票—录入】。在发票录入界面,供货单位选择:“中山电机”,在费用代码处按F7,新增一“运费”项目,金额:1000,如下图所示。
图1-1-24 新增费用发票
*     提示:
1:费用发票应用于运输单位开给购货单位或加工单位开给来料单位等,是用于付款、记
账的依据。一般来说,费用发票可以通过手工录入、采购发票连属等途径生成。
(6)发票钩稽
在K/3 主控台中,依次选择并单击【供应链】—【采购管理】-【结算】-【采购发票—查询】。在发票序时簿界面,选择供货单位为“中山电机”的发票,点工具条上“钩稽”按钮,第一次进发票钩稽功能需要分别设置购货发票、外购入库单、费用发票的显示/隐藏列,设置完毕进入采购发票钩稽窗口,如下图3-4-27、3-4-28所示。
图1-1-25 采购发票显示/隐藏列设置
图1-1-26 采购发票钩稽
 
 
*     提示:
1:采购发票钩稽窗口分为“发票”和“费用发票”两个页面,在“发票”页面,上半部
分显示为采购发票,下半部分显示为外购入库单,点工具条上的“发票”和“单据”按钮可以重新选折参与钩稽的单据。
(7)点“费用发票”标签,再点工具条“费用”按钮选折费用发票,如图3-4-29所示。
图1-1-27 采购发票钩稽—选择费用发票
(8)点工具条上“钩稽”按钮,提示“钩稽成功”。
(9)重复上述步骤,钩稽其他发票。
*     提示:回顾一下前面的操作,可以总结出这样的结论—
Ø         对于免检物料,其采购流程是:
Ø         对于非免检物料,其采购流程是:
 


畅享论坛提示:看帖后顺手回帖,是对辛苦发帖者的鼓励,是美德。


等级:总监
行业:非盈利机构
职能部门:
城市:北京
金币:8637
top第1楼

等级:试用期
行业:计算机软件
职能部门:财务/审计
城市:北京
金币:12
 发表于 2011/5/16 9:55:45 | 圈子 | 发送站内信 | 加为好友 | 邀请加入圈子
top第2楼
不错 很有参考价值

等级:试用期
行业:贸易/进出口
职能部门:市场管理
城市:柳州市
金币:29
 发表于 2011/6/10 20:47:27 | 圈子 | 发送站内信 | 加为好友 | 邀请加入圈子
top第3楼

等级:试用期
行业:计算机硬件/系统
职能部门:信息/资料管理
城市:广州市
金币:16
 发表于 2011/7/29 15:02:13 | 博客 | 圈子 | 发送站内信 | 加为好友 | 邀请加入圈子
top第4楼
很有参考价值的,收藏了。

等级:试用期
行业:其他
职能部门:其他
城市:沈阳市
金币:21
 发表于 2012/7/25 16:16:13 | 圈子 | 发送站内信 | 加为好友 | 邀请加入圈子
top第5楼

等级:总监
行业:仓储/物流
职能部门:汽运部主管
城市:上海
金币:31902
 发表于 2012/11/11 23:19:11 | 圈子 | 发送站内信 | 加为好友 | 邀请加入圈子
top第6楼
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2019-09-17 04:06:54 406/2019-09-17 04:06:54 437/2019-09-17 04:06:54 453